Navegar por los entresijos de la participación de las partes interesadas puede ser complicado. No solo hay que entablar buenas relaciones, cumplir la normativa y documentarlo todo correctamente, sino también proteger los datos y la estrategia frente a posibles escollos.
Es un reto familiar para muchos profesionales de diversos sectores. Por desgracia, muchos no ven la importancia de mitigar los riesgos potenciales hasta que es demasiado tarde.
Considere la posibilidad de mitigar los posibles riesgos de la participación de las partes interesadas como una forma de protección, como una póliza de seguros.
Es posible que no piense en las implicaciones de ciertos riesgos hasta que surja un problema. Pero al igual que se asegura de forma proactiva, puede tomar las riendas y reforzar su estrategia de implicación de las partes interesadas para evitar posibles riesgos y proteger su organización.
En este libro electrónico encontrará:
- 6 distinct types of risks to be aware of
- Consejos de expertos para reforzar su estrategia de participación de las partes interesadas
- Ideas prácticas que le permitirán tomar el control
Siga leyendo para saber cómo reducir los riesgos y preparar su estrategia de implicación de las partes interesadas para el éxito.
Capítulo 1: Cómo mitigar los riesgos para la reputación
La reputación de su organización es un activo de valor incalculable. Los errores en la comunicación o en las interacciones con la comunidad pueden empañar esa reputación en un instante.
Si no se controlan, los riesgos para la reputación pueden dar lugar a una cobertura negativa en los medios de comunicación, a la pérdida de licitaciones de proyectos y a daños a largo plazo en su reputación. Preservar una imagen positiva es vital para el éxito de su estrategia de compromiso con las partes interesadas.
Cómo los riesgos para la reputación pueden causar estragos en su estrategia de compromiso con las partes interesadas
Considere estos riesgos potenciales:
- Malas comunicaciones: Los malentendidos y la falta de comunicación pueden generar confusión y desconfianza.
- Preocupaciones de la comunidad: No tener en cuenta las preocupaciones de la comunidad puede erosionar la confianza e invitar a percepciones negativas.
- Cobertura negativa en los medios de comunicación: El refrán "ninguna prensa es mala prensa" no se aplica a la participación de los grupos de interés. La publicidad negativa puede dañar su reputación e influir en la percepción que las partes interesadas tienen de su organización.
- ESG requirements: Organizations with Environmental, Social, and Governance (ESG) requirements must diligently address environmental and social concerns. Ignoring or mishandling them can pose significant reputation risks.
- Licitaciones de proyectos perdidas: Una reputación dañada puede afectar a su capacidad para conseguir futuros proyectos.
- Ofertas bloqueadas: Los problemas de reputación pueden dar lugar a la descalificación para licitar en futuros proyectos.
Consejos para mitigar los riesgos para la reputación
Imagina que tu Director General tiene que informarte sobre un gran proyecto de desarrollo. ¿Qué pensaría si le dijera que necesita una semana para llevarlo a cabo? Compárelo con la opinión que tendría de su equipo si le proporcionara la información solicitada en unas pocas horas.
Si se asegura de que su comunicación es puntual, precisa y completa, podrá ofrecer capacidad de respuesta y transparencia que mejora su reputación y genera confianza.
Muchas organizaciones también tienen requisitos ESG. Puede demostrar su compromiso con la responsabilidad social elaborando informes exhaustivos semanalmente o cuando sea necesario.
Convierta los riesgos para la reputación en oportunidades para el desarrollo de la marca.
Un software de gestión de las relaciones con los grupos de interés (SRM) como Jambo ofrece funciones de elaboración de informes que permiten producir informes detallados de forma rápida y eficaz. Esto ahorra tiempo y proporciona herramientas para ofrecer información puntual, mejorar la transparencia y mantener una buena reputación.
En un mundo en el que la reputación lo es todo, las herramientas SRM como Jambo le permiten mantener una imagen intachable. Al abordar de forma proactiva los riesgos para la reputación, te aseguras de que el prestigio de tu organización siga siendo sólido y de que la confianza de las partes interesadas en tu compromiso con la transparencia y la responsabilidad se mantenga intacta.
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Capítulo 2: Cómo reducir los riesgos en las relaciones
Nunca ha habido tanto en juego en la implicación de las partes interesadas. No sólo tiene que hacer malabarismos con reuniones y datos mientras gestiona la estrategia de implicación de su organización. Está salvaguardando sus relaciones. Los riesgos potenciales son considerables, por lo que es fundamental comprenderlos y mitigarlos.
Cómo los riesgos relacionales pueden obstaculizar su estrategia de compromiso
Sin unas relaciones sólidas, muchas cosas pueden salir mal. Considere estos riesgos potenciales:
- Trust loss: Trust is currency. Lose it, and you risk losing the support of those who matter most.
- Lack of buy-in: Without stakeholder buy-in, your initiatives could flounder, regardless of their importance.
- Active opposition: Some stakeholders may not only passively disagree. They might actively oppose your efforts, which could undermine your initiatives.
- Engagement fatigue: Overwhelmed stakeholders could grow tired of endless or repetitive engagement requests, potentially leading them to disengage altogether.
Consejos para mitigar los riesgos de las relaciones
Imagina que te han asignado un proyecto y estás a punto de ponerte en contacto con una parte interesada. Sin embargo, no se ha realizado un seguimiento adecuado del historial de contactos y la última persona de contacto se ha ausentado de urgencia.
Podrías hacer a tus interlocutores las mismas preguntas que otros en tu organización han hecho repetidamente. Esto puede irritarles y hacer que se pregunten si esperas una respuesta diferente, si desconoces las conversaciones anteriores o si no te comunicas con tus colegas, lo cual no es un buen augurio para una relación fructífera.
Or say you're engaging with Indigenous or Tribal communities. Do you know if it's a time of ceremony or significance for them? If not, you might inadvertently try to engage when they'd prefer not to interact.
Para generar confianza con sus interlocutores, asegúrese de que todas las personas que se relacionan con ellos tienen un historial completo y preciso de la relación con su organización. También deben tener acceso a cualquier detalle pertinente que pueda influir en su relación. Esto puede ayudar a mitigar errores evitables que pueden dañar la confianza, causar fricciones no deseadas y causar estragos en la relación.
Convierta los riesgos de las relaciones en oportunidades para generar confianza.
Con un software SRM como Jambo, puede convertir los riesgos evitables en oportunidades para fomentar la confianza de las partes interesadas.
Mediante la recopilación de perfiles exhaustivos de las partes interesadas y el seguimiento de las interacciones, puede trabajar para evitar las trampas del olvido y el compromiso inoportuno.
El programa informático le garantiza que dispone de la información correcta, lo que le permite intervenir de forma reflexiva y evitar irritar a sus interlocutores o causar ofensas involuntarias.
Al utilizar el software SRM como herramienta de apoyo a su estrategia de compromiso, no sólo puede proteger las relaciones de su organización, sino también comprometerse de forma más significativa.
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Capítulo 3: Cómo reducir los riesgos para la seguridad de los datos
La información fluye libremente en la era digital actual, por lo que proteger sus datos es fundamental. A medida que navega por las complejidades de la participación de las partes interesadas, los riesgos de seguridad de los datos se ciernen sobre usted. Anticiparse a estos riesgos no solo consiste en salvaguardar la información, sino también en preservar la confianza y la integridad.
Cómo los riesgos para la seguridad de los datos pueden hacer fracasar sus esfuerzos de compromiso
Considere estos riesgos potenciales:
- Dispersed data: When data is scattered across various platforms and tools, controlling access and protecting it effectively and securely becomes challenging.
- Insecure tools: Using insecure communication and collaboration tools can expose sensitive data to vulnerabilities.
- Confidentiality concerns: Failure to maintain confidentiality can have serious repercussions, eroding trust and damaging relationships.
- Accessibility issues: Ensuring that the right people have access to the right data is essential. Inadequate accessibility controls can lead to data breaches.
- GDPR requirements: Compliance with GDPR mandates that organizations must respond to data requests and handle deletion requests efficiently, meaning you must appropriately align your processes with these requirements.
Consejos para mitigar los riesgos de seguridad de los datos
Algunas organizaciones y agencias colaboran con subcontratistas en sus esfuerzos por implicar a las partes interesadas.
In this case, your subcontractors must use your designated system of record. Not only will this ensure you retain ownership of the data, but it will also help to prevent data dispersion across insecure tools, like spreadsheets and emails, which can jeopardize data security.
Algunos contratos carecen de esta especificación, por lo que es una designación vital que debe incluirse en cualquier acuerdo de subcontratación que establezca.
Además, en la participación de las partes interesadas, mantener la confidencialidad es primordial. Asegúrese de que sólo las personas autorizadas tienen acceso a información específica. Este nivel de control minimiza el riesgo de exposición no autorizada de los datos.
Convierta los riesgos para la seguridad de los datos en oportunidades de garantía.
El software SRM proporciona una plataforma centralizada que se adhiere a las normas de seguridad, ayuda a evitar fugas de datos y garantiza que usted mantenga la propiedad de sus datos de compromiso.
Con un SRM como Jambo, puede controlar los permisos de los usuarios. Al configurar el acceso de los usuarios, puede evitar que la información se comparta fuera de sus sistemas seguros. Este nivel de control mitiga los riesgos de seguridad de los datos y genera confianza con las partes interesadas, asegurándoles su compromiso de salvaguardar su información.
En un mundo en el que los datos son tanto un activo como un pasivo, aprovechar el software SRM no sólo es prudente, sino esencial. Con Jambo, mantendrá la seguridad de los datos y generará confianza entre las partes interesadas.
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Capítulo 4: Cómo reducir los riesgos para la calidad de los datos
Más allá de la seguridad de los datos, la calidad de éstos también es importante para el éxito de su estrategia de participación de las partes interesadas. Los datos inexactos, incompletos o inaccesibles pueden comprometer la capacidad de su organización para tomar decisiones informadas y establecer relaciones significativas.
Cómo los riesgos para la calidad de los datos pueden socavar su estrategia de compromiso
La calidad de su información es fundamental para su éxito. Tenga en cuenta estos riesgos potenciales:
- Knowledge loss: When team members leave, they bring valuable knowledge about engagements and stakeholder relationships. Failure to future-proof your data can lead to critical information gaps.
- Human error: Mistakes happen, especially when entering data into spreadsheets or databases. These errors can undermine data accuracy and hinder decision-making. These 8 spreadsheet blunders are a timely reminder that mitigating data quality risks is important.
- Incomplete or missing data: Engagements generate a wealth of data, but it's easy to overlook key details or leave information incomplete, making it less valuable.
Consejos para mitigar los riesgos de la calidad de los datos
Imagine que un miembro de su equipo abandona su organización sin documentar información crucial sobre un compromiso o una relación. Peor aún, la ha guardado en una base de datos casera a la que no puedes acceder.
Otras veces, los individuos se aferran a los datos, considerándolos como su contribución única, y creen que pueden hacerse menos reemplazables. Esto puede hacer que otros miembros de la organización carezcan de información esencial sobre las relaciones con las partes interesadas.
Para preservar la calidad de sus datos, establezca procesos y un sistema de registro que todos utilicen para los esfuerzos de compromiso de su organización.
By ensuring that everyone uses the same tool, you're maintaining continuity and future-proofing your data as people move around. And by implementing processes that ensure information is tracked correctly, you reduce the risk of information silos and promote a culture of collaboration.
Convierta los riesgos para la calidad de los datos en oportunidades de colaboración.
Una de las características fundamentales de un SRM como Jambo es su capacidad para realizar un seguimiento exhaustivo de las actividades e interacciones. Esto significa que tienes un registro de cada compromiso, conversación y decisión, incluso cuando los miembros del equipo se retiran.
Además, los cuadros de mando de proyectos y las funciones de gestión de tareas de Jambo le permiten crear procesos que mantienen los datos fluyendo sin problemas dentro de su organización. Esto mejora la calidad de los datos y garantiza que la información crítica esté disponible para todo aquel que la necesite.
Jambo's integration with Zapier connects external platforms, including Gmail, Survey Monkey, Google Sheets, and Type Form with Jambo, allowing you to pull data from those platforms into Jambo. This saves you time and improves data accuracy and consistency.
En un mundo impulsado por los datos, la calidad de la información no es negociable. Mediante la adopción de herramientas SRM como Jambo, puede proteger a su organización contra los riesgos de calidad de datos, preservar el conocimiento, minimizar el error humano, y garantizar datos completos y accesibles que alimentan la participación efectiva de las partes interesadas.
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Capítulo 5: Cómo reducir los riesgos financieros
Cuando se trata de la participación de las partes interesadas, los riesgos financieros suelen acechar bajo la superficie, a la espera de desbaratar sus planes mejor trazados. Estos riesgos pueden tener consecuencias importantes, desde retrasos en los proyectos hasta costes imprevistos.
Cómo los riesgos financieros pueden hacer fracasar su estrategia de compromiso
Considere estos posibles riesgos financieros:
- Project delays: Time is money, and delays can translate into substantial financial setbacks.
- Resource waste: Inefficient engagement processes can lead to resource waste, draining your budget.
- Unanticipated costs: Unexpected expenses can arise when engagements take unforeseen turns.
- Loss of funding: A lack of stakeholder support can jeopardize project funding.
- Shareholder obligations: Meeting obligations to shareholders is essential for financial stability.
Consejos para mitigar los riesgos financieros
In the ramp-up to any project, preparation is key. Have you conducted due diligence to identify key stakeholders and their concerns? Are you engaging with the right people?
La claridad en los objetivos y acuerdos de gasto comunitario es vital, al igual que estar al tanto de los problemas que puedan surgir con áreas espaciales concretas, como solares, lindes o terrenos de propiedad privada.
Using your designated system of record, work backward by considering the success markers, required resources, and budget for each project. Then, identify critical tasks you must complete to ensure its success.
Haga un seguimiento de las partes interesadas cuando sea necesario y mantenga una comunicación regular. Si se compromete a realizar acciones (por ejemplo, crear grupos de trabajo o comités consultivos), asegúrese de cumplir las obligaciones y evite costes imprevistos.
Puede ofrecer una visión holística de las relaciones y los riesgos potenciales atribuyendo los problemas y compromisos a áreas de terreno específicas.
Esta previsión puede hacer que sus proyectos avancen con eficacia y ayudarle a mitigar los riesgos financieros que puedan surgir.
Convierta los riesgos financieros en oportunidades económicas.
Las capacidades de gestión de tareas de Jambo le permiten establecer y realizar un seguimiento de las tareas relacionadas con la participación de las partes interesadas. Utilizando las tareas como herramienta de comunicación y seguimiento, puede reducir el riesgo de retrasos en los proyectos y el desperdicio de recursos.
Al asociar los problemas y compromisos a zonas concretas del terreno, Jambo le permite abordar los retos de forma exhaustiva y proactiva, reduciendo así el riesgo de costes imprevistos y retrasos en el proyecto.
Los riesgos financieros están siempre presentes en el compromiso de las partes interesadas. Pero con Jambo en su arsenal, puede gestionar proactivamente estos riesgos, asegurándose de que mantiene sus proyectos en marcha, los recursos optimizados y los compromisos financieros estables.
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Capítulo 6: Cómo reducir los riesgos jurídicos
Cuando se trata de la participación de las partes interesadas, los riesgos legales son una sombra que puede cernirse inesperadamente. Estos riesgos abarcan el cumplimiento de la normativa, los problemas de responsabilidad y la temida posibilidad de litigio.
Cómo los riesgos legales pueden dejar expuesta su estrategia de compromiso
Es necesario mantenerse en el carril correcto con su estrategia de compromiso. Tenga en cuenta estos riesgos potenciales:
- Regulatory compliance: Meeting regulatory requirements is essential to avoid legal repercussions.
- Liability: The potential for liability arises when engagements result in harm or disputes.
- Litigation: Legal battles can emerge from disagreements or misunderstandings with stakeholders.
Consejos para mitigar los riesgos jurídicos
Imagina que tu organización se ve inmersa en un litigio por la participación de un grupo de interés. Para evitar riesgos legales, es probable que tenga que elaborar informes exhaustivos sobre el historial de participación para respaldar su caso con pruebas concretas.
Para prepararse para esta situación potencial, comprenda cómo puede utilizar su sistema de registro para recopilar y presentar el historial de compromisos de forma eficaz, demostrar los sucesos de los compromisos y proporcionar detalles críticos que su organización pueda necesitar para reforzar su defensa legal.
Además, muchas organizaciones están sujetas a requisitos legales para llevar a cabo los compromisos adecuadamente. Estas normas a menudo implican la presentación de informes a los organismos reguladores y estatutarios. Las funciones de tareas e informes de un SRM garantizan el cumplimiento de estos requisitos legales.
Convierta los riesgos jurídicos en las mejores oportunidades operativas.
Con un SRM como Jambo, puede gestionar sin problemas las tareas y generar informes que ayudan con el cumplimiento normativo. También puede ejecutar fácilmente informes sobre TODOS sus datos si se le solicita para mostrar el compromiso en el que participó su organización. Esto agiliza el proceso de contratación, reduciendo el riesgo de posibles complicaciones legales y los gastos asociados.
Los riesgos legales son una presencia constante en el intrincado mundo de la participación de las partes interesadas. Jambo no solo le ayuda a mantener relaciones sólidas con las partes interesadas, sino que también le ayuda a proteger a su organización frente a los escollos legales más comunes.
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Reduzca sus riesgos y proteja su organización
El panorama de la participación de las partes interesadas es intrincado, y nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de comprender -y mitigar- los riesgos potenciales que pueden afectar a la reputación, la estabilidad financiera y la posición jurídica de su organización.
En el corazón de su estrategia de mitigación de riesgos se encuentra un software SRM como Jambo. Es más que una herramienta: es su aliado en todos los aspectos de la participación de las partes interesadas.
Con Jambo, estarás equipado para:
- Cultivar relaciones duraderas con las partes interesadas y prevenir posibles problemas
- Proteja los datos confidenciales con sólidas medidas de seguridad
- Garantizar la calidad, accesibilidad e integridad de los datos
- Defienda la reputación de su organización mediante una comunicación transparente y coherente.
- Navegue con confianza por los posibles riesgos financieros y jurídicos
Al igual que una póliza de seguros ofrece tranquilidad, las estrategias y herramientas adecuadas pueden ayudarle a construir relaciones, salvaguardar datos y sobresalir con confianza en sus esfuerzos de compromiso.
Adopte el software SRM, aproveche sus capacidades y tome decisiones informadas que protejan a su organización. No se limitará a mitigar los riesgos, sino que forjará el camino hacia un compromiso seguro con las partes interesadas y un futuro de confianza y éxito.
