La guía paso a paso para decir adiós a las hojas de cálculo

Gestionar los entresijos de los complejos compromisos de las partes interesadas y las relaciones importantes mediante una hoja de cálculo se está convirtiendo rápidamente en una forma anticuada de hacer negocios.

Las organizaciones de todo el mundo siguen adoptando rápidamente el software para todo tipo de funciones empresariales cotidianas porque ayuda a agilizar las operaciones empresariales.

Puede que estés familiarizado con el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), pero está diseñado para empresas que gestionan las relaciones con los clientes, no para organizaciones que gestionan las relaciones con las partes interesadas. Y cualquiera que trabaje con partes interesadas sabe que los clientes y las partes interesadas no son lo mismo. 

Los profesionales de la implicación de los grupos de interés son especialistas en implicación, no especialistas en datos.

Pero con demasiada frecuencia, los miembros del equipo se enfrentan a la carga administrativa de los datos y el seguimiento de la información en hojas de cálculo, que no fueron diseñadas para las complejidades de la participación de las partes interesadas.

La gestión de datos no debería quitarle mucho tiempo ni suponer un obstáculo para hacer bien su trabajo. 

Pero esto ocurre todo el tiempo, según Ward Ferguson, Director de Estrategia de Producto de Jambo. Y tiene un efecto dominó.

"Cuando se considera la complejidad de la participación de las partes interesadas, las hojas de cálculo no sirven. Suele haber varias hojas de cálculo que no están interconectadas: una para los contactos, otra para las comunicaciones y otra para los problemas. Esto hace que el proceso sea excesivamente complejo, y el porcentaje de éxito a la hora de mantenerlas todas actualizadas con la información precisa y completa que se necesita para gestionar los compromisos con éxito se reduce con el tiempo. Esto supone un mayor riesgo para el proyecto y la organización, que se agrava con el tiempo".

Las organizaciones se están dando cuenta cada vez más no sólo del poder del software SRM, sino también de su viabilidad y del coste de oportunidad de no implantarlo antes. 

• ¿Por qué arriesgar innecesariamente un proyecto de compromiso?
• ¿Por qué crear una confusión evitable con datos incompletos o incorrectos?
• ¿Por qué duplicar el trabajo debido a una colaboración en equipo ineficaz?
• ¿Por qué poner en riesgo sus relaciones y su reputación por culpa de herramientas empresariales obsoletas? 

Las organizaciones con visión de futuro saben que las hojas de cálculo son insostenibles, por lo que se han pasado al software SRM y han descubierto cómo transformar sus procesos empresariales para poder gestionar la participación de las partes interesadas de forma sostenible. 

¿Te preguntas cómo elegir el SRM adecuado? Descargue esta lista de comprobación para descubrir lo que hay que tener en cuenta.

Transformar la forma en que gestiona las actividades diarias de participación de las partes interesadas puede parecer desalentador, pero no tiene por qué serlo. Pasar de las hojas de cálculo al software SRM, como Jambo, puede ser más sencillo de lo que piensas. 

1. Seleccione su socio de software SRM

Elige una plataforma que sea rápida de aprender y fácil de usar. Si no lo es, la gente no la usará y usted malgastará dinero.

Pero cuidado con las campanas y los silbatos. Pueden ser abrumadoras, innecesarias y no utilizarse. El software más robusto no siempre es el que mejor se adapta a sus necesidades. 

Y cuidado con los precios bajos del sector. Gestione su presupuesto, pero seleccione una plataforma que crezca con usted a medida que aumente su uso. Así, no tendrás que cambiar de sistema innecesariamente. 

2. Encuentre a su líder ejecutivo

Los líderes ejecutivos pueden ayudarle a comunicar los problemas que intenta resolver y explicar los motivos del cambio. También pueden explicar cómo afectará el cambio a la organización, las partes interesadas y los miembros del equipo.

Contar con el apoyo de la dirección y educar a la gente desde el principio le ayudará a disipar la confusión y las preocupaciones, y a implicar a los miembros del equipo antes de que empiece la formación. 

3. Prepare a su equipo

El cambio puede asustar. Comuníquese en exceso y responda con frecuencia a las preguntas de su equipo. 

• Hable de los plazos. Explique cuándo se producirá el cambio de las hojas de cálculo y cuándo estará disponible el nuevo software. 
• Presente su SRM y genere entusiasmo. Explique por qué ha elegido su SRM, lo fácil que será aprender a utilizarlo y el apoyo que recibirán.
• Explique el proceso de implantación y formación. Explícales cómo funcionará, cuánto tiempo les llevará y cómo lo compatibilizarán con sus responsabilidades habituales.

Estos pasos pueden ayudarle a crear campeones entre iguales que reiterarán y reforzarán su mensaje entre los miembros de su equipo. 

4. Evalúe sus flujos de trabajo

Considera tus compromisos. ¿Dónde tiene dificultades? ¿Qué flujos de trabajo son ineficaces? ¿Qué ganaría si pudiera mejorarlo?

A continuación, examine cómo están estructurados.

• ¿Qué le gustaría hacer de forma diferente?
• ¿Qué quiere controlar pero no lo hace actualmente?
• ¿Qué informes necesita?

Su socio SRM debe guiarle a través de todo esto mientras configura su plataforma de forma óptima para las necesidades de su organización.

5. Priorice sus proyectos

Considere qué proyecto de compromiso le gustaría utilizar como punto de partida con su software SRM. Su socio SRM debe guiarle sobre la mejor manera de empezar a utilizar el software teniendo en cuenta estos casos de uso reales.

6. Recopilar los datos de contacto

Con múltiples hojas de cálculo, la información vive en lugares dispares y la fuente de la verdad es borrosa.

Antes de ponerlo en marcha, reúna los datos que desea conservar en un solo lugar. A continuación, decida si es necesario limpiarlos primero. Cuanto más accesibles y limpios estén los datos, más fácil y rápido será empezar a utilizar el SRM. 

Si te preocupa tener que enfrentarte a algunas dificultades para dejar de utilizar hojas de cálculo, es normal. Aquí tienes algunas preguntas, preocupaciones y conceptos erróneos habituales, además de consejos para ayudarte a superarlos. 

Alguien dice, "¿Realmente necesitamos otro software?"

Su respuesta: 

Organizaciones de todo el mundo utilizan software para agilizar y ampliar las operaciones empresariales. Ahora podemos ser más precisos con las herramientas que utilizamos para gestionar el compromiso de las partes interesadas.

Con algo tan complejo como la participación de las partes interesadas, un software específico nos ayudará a utilizar nuestros limitados recursos con sensatez, garantizando al mismo tiempo que atendemos a nuestras partes interesadas con éxito.

El software SRM nos ayudará a reducir los riesgos que podrían poner en peligro la reputación de nuestra organización y las relaciones que hemos trabajado durante años para construir. 

Alguien dice, "Todo el mundo usa hojas de cálculo, así es como se ha hecho siempre".

Su respuesta: 

Las hojas de cálculo tienen su momento y su lugar. Pero no se supone que resuelvan todas nuestras enormes y sólidas necesidades de datos.

Las hojas de cálculo se diseñaron para almacenar datos y realizar análisis básicos. Intentar utilizarlas para cualquier otra cosa provoca frustración, errores, doble introducción de datos, pérdida de tiempo y problemas de seguridad.

El statu quo ya no es suficiente, sobre todo porque existe una herramienta especialmente diseñada para que nuestra organización alcance el éxito en el futuro. 

Alguien dice, "Las hojas de cálculo son seguras y suficientemente buenas".

Su respuesta: 

La seguridad es mucho más que contraseñas seguras, autenticación de dos factores y evitar hackers y fugas de información. El error humano pone en peligro nuestra organización cuando la gente olvida cosas como asuntos o compromisos.

Las herramientas de colaboración, como las hojas de cálculo en la nube o los documentos que los equipos crean tras protocolos de seguridad protegidos por contraseña, siguen planteando los mismos problemas que las hojas de cálculo tradicionales, por lo que siguen sin ser soluciones totalmente seguras o escalables.

Los riesgos de las hojas de cálculo son demasiado altos, y eso no es suficiente para nuestra organización. Un software SRM de calidad pasa por un riguroso proceso de desarrollo y pruebas para garantizar que no solo los datos estén seguros y protegidos, sino que también se reduzcan los riesgos relacionados con los errores humanos. 

Alguien dice, "Usemos un software CRM".

Su respuesta: 

El software CRM se creó para ayudar a los profesionales del marketing y a los vendedores a gestionar las relaciones con los clientes. No estamos comercializando ni vendiendo a las partes interesadas. Estamos gestionando actividades de compromiso, problemas y compromisos, que tienen flujos de trabajo completamente diferentes.

El software SRM se creó específicamente para ayudar a gestionar el compromiso de las partes interesadas. Estamos creando más riesgos para nuestro negocio al implantar un software que no está diseñado para ello, y eso no es prudente.