Software para la participación de las partes interesadas: la guía completa

1. ¿Cuál es el software de participación de las partes interesadas?

El software de implicación de las partes interesadas es una herramienta digital que ayuda a las organizaciones a planificar, seguir y gestionar las interacciones con las partes interesadas a lo largo de un proyecto o iniciativa.

Laspartesinteresadas pueden ser miembros de la comunidad, propietarios de empresas, reguladores, organismos gubernamentales, organizaciones asociadas y cualquier persona que esté interesada o influya en su organización o proyecto.

En lugar de gestionar conversaciones, compromisos y comentarios a través de hojas de cálculo o notas dispersas, el software centraliza todo en una plataforma segura y organizada.

El software de participación de las partes interesadas pretende que la comunicación sea más transparente, eficaz y responsable. Los equipos pueden crear perfiles detallados de cada parte interesada, registrar cada interacción, hacer un seguimiento de los problemas o compromisos y generar informes para compartirlos con los responsables de la toma de decisiones o con el público.

El software ayuda a las organizaciones a generar confianza, reducir riesgos y garantizar que las partes interesadas se sientan escuchadas e implicadas en la configuración de los resultados, facilitando la documentación y demostración del compromiso.

2. ¿Cómo mejora el software para la participación de las partes interesadas?

El software de implicación de las partes interesadas mejora la implicación de las partes interesadas haciendo que el proceso sea más organizado, transparente y eficaz. El software garantiza que todas las interacciones, preocupaciones y compromisos puedan registrarse y vincularse a perfiles individuales. Esto garantiza que no se pierda ninguna aportación, que los equipos se mantengan alineados y que la comunicación con las partes interesadas sea coherente y profesional.

Más allá del mantenimiento de registros, el software permite un compromiso más profundo al mostrar a las partes interesadas que sus voces importan.

Los equipos pueden hacer fácilmente un seguimiento de los problemas, cumplir los compromisos e informar de cómo las aportaciones han influido en las decisiones. Este nivel de responsabilidad genera confianza, reduce los conflictos y fomenta una mayor participación.

El software de participación de las partes interesadas ayuda a las organizaciones a fortalecer las relaciones y lograr mejores resultados para los proyectos y las comunidades simplificando los flujos de trabajo y haciendo que la participación de las partes interesadas sea más significativa.

3. ¿Cómo ayuda el software de implicación de los grupos de interés a crear un plan de implicación de los grupos de interés?

El software de implicación de las partes interesadas ayuda a las organizaciones a crear y gestionar planes de implicación de las partes interesadas de forma más eficaz.

Un plan de implicación de las partes interesadas describe cómo una organización identifica, se comunica e implica a las partes interesadas a lo largo de un proyecto. Mientras que el plan proporciona el marco, definiendo las partes interesadas, sus expectativas y cómo debe producirse la comunicación, el software de implicación de las partes interesadas da vida a ese plan.

Al centralizar todos los datos de las partes interesadas en una plataforma, el software ayuda a los equipos de proyecto a localizarlas, clasificarlas, hacer un seguimiento de sus expectativas y mantener un registro organizado de cada interacción. Esto garantiza que el plan de participación se aplique activamente y se actualice a medida que evoluciona el proyecto.

El software también facilita la rendición de cuentas y la coherencia en la ejecución del plan. Funciones como el seguimiento de la comunicación, la elaboración de informes y los mecanismos de retroalimentación facilitan el seguimiento de los compromisos, la comunicación de los avances a las partes interesadas y la demostración del cumplimiento de reglamentos y normas como el CSRD.

En lugar de actualizar manualmente los documentos, los equipos pueden generar informes en cuestión de segundos para mostrar cómo las aportaciones de las partes interesadas han influido en las decisiones. De este modo, el software garantiza que el plan de participación de las partes interesadas esté bien estructurado, sea viable, transparente y eficaz para generar confianza y evitar retrasos.

4. ¿Quién utiliza el software para la participación de las partes interesadas?

Los equipos que gestionan relaciones continuas con audiencias externas utilizan el software de implicación de grupos de interés cuando varios colegas necesitan compartir la visibilidad de las comunicaciones, la capacidad de segmentar contactos, coordinar eventos y actualizaciones, capturar el historial de correos electrónicos y reuniones e informar sobre la actividad de implicación. Al alinear estas funciones con una estrategia clara de implicación de las partes interesadas, las organizaciones pueden garantizar que sus interacciones tengan un propósito, sean coherentes y estén vinculadas a objetivos a largo plazo.

Algunas de las organizaciones que utilizan software para la participación de las partes interesadas son:

• Gobiernos: Los equipos de política, asuntos exteriores, regulación y comunicación gestionan consultas, sesiones informativas, seguimiento de correspondencia, reuniones públicas, registros de partes interesadas y registros de auditoría.
• Proyectos de infraestructuras: Los propietarios de proyectos, las PMO y los contratistas gestionan la participación de la comunidad y los propietarios de tierras, el seguimiento de permisos y compromisos, los avisos de construcción, los registros de quejas y las confirmaciones de asistencia a eventos.
• Energía y servicios públicos: Los equipos de relaciones con las partes interesadas, asuntos normativos, derechos de paso y comunicaciones de emergencia gestionan la ubicación y las audiencias, la participación de los indígenas y los propietarios de tierras, las notificaciones de cortes de suministro, el seguimiento de incidentes y los informes de cumplimiento.
• Organizaciones sin ánimo de lucro y ONG: Los equipos de defensa, asociaciones, investigación y comunicación coordinan coaliciones y redes de expertos, organizan campañas, envían boletines e invitaciones y realizan el seguimiento de reuniones y resultados con la gestión de consentimientos.
• Empresas: Los equipos de asuntos públicos, relaciones gubernamentales, ASG y sostenibilidad, inversión en la comunidad y relaciones con los medios de comunicación localizan a los responsables políticos y a las personas influyentes, coordinan la divulgación y las sesiones informativas, gestionan los eventos y miden la participación en todas las regiones.
• Instituciones: Sistemas sanitarios y hospitales, universidades, bancos de desarrollo y organismos multilaterales, asociaciones sectoriales y grupos comerciales.

5. ¿Por qué es importante el software de participación de las partes interesadas?

El software de implicación de las partes interesadas ayuda a los equipos de las administraciones públicas y de sectores como las infraestructuras, la energía y los servicios públicos, la minería y la sanidad a ampliar el alcance, alinear a las partes interesadas y reducir el riesgo. El rendimiento de los proyectos está estrechamente ligado a la calidad de la comunicación: por término medio, 135 millones de dólares de cada mil millones de dólares gastados en proyectos están en riesgo, y el 56% de esa cantidad (unos 75 millones de dólares) está vinculado a comunicaciones ineficaces con las partes interesadas y al flujo de información(Project Management Institute, The Essential Role of Communications, Pulse of the Profession, 2013).

He aquí por qué el software de participación de las partes interesadas es importante para ellas:

• Genera confianza y credibilidad: Mensajes coherentes, seguimiento puntual, compromisos documentados e historial de relaciones visibles.
• Garantiza el cumplimiento y la responsabilidad: Gestión del consentimiento GDPR y CCPA, registros de correspondencia listos para FOIP, registros de auditoría, políticas de retención y acceso basadas en roles.
• Evita riesgos para la reputación: Evita el contacto duplicado o conflictivo, rastrea las quejas y los compromisos, y emerge señales de alerta temprana de los datos de compromiso.
• Mejora la comunicación y la coordinación: La segmentación y las etiquetas ayudan a encontrar y dirigirse a las partes interesadas adecuadas, el correo electrónico masivo y los flujos de trabajo de eventos agilizan las actualizaciones, y los calendarios compartidos alinean a los equipos.
• Aumenta la eficacia y la escala: Captura automática de actividades con integraciones incorporadas como complementos de Outlook, comprobaciones de duplicación y flujos de trabajo para gestionar decenas de miles de contactos.
• Protege la memoria institucional: El historial completo de reuniones, correos electrónicos, decisiones y resultados se mantiene aunque haya rotación de personal.
• Ofrece mejores perspectivas: Los cuadros de mando personalizados de los proyectos para revisar la cobertura, la frecuencia, el sentimiento y los resultados del compromiso informan sobre la estrategia y la asignación de recursos.
• Apoya la participación equitativa: Realiza un seguimiento de los grupos menos comprometidos y de los compromisos adquiridos.
• Acelera los resultados del programa: Aprobaciones y permisos más fluidos, coaliciones más sólidas y resolución de problemas más rápida.

6. ¿Cuáles son las principales características de un software de implicación de las partes interesadas?

El software de implicación de las partes interesadas reúne funciones para analizar e implicar a las partes interesadas de forma eficaz. Algunas de las características clave son

• Perfiles de las partes interesadas: Mantenga perfiles actualizados de las partes interesadas, organizaciones y comunidades en una ubicación segura, incluidos los datos de contacto, intereses, preocupaciones e historial de interacciones. Los perfiles apoyan el análisis de las partes interesadas ayudando a los equipos a identificar la influencia, el interés y el impacto potencial en el proyecto.
• Registros de comunicación: Registra cada comunicación, actividad o interacción y realiza un seguimiento del sentimiento. Los correos electrónicos pueden añadirse rápidamente a través de una dirección de correo electrónico única del proyecto o un complemento de Outlook. Esto ayuda a capturar un historial completo y consultable del compromiso y la salud de la relación para que el seguimiento sea oportuno, los mensajes sean coherentes y ningún correo electrónico se pierda en las bandejas de entrada individuales.
• Gestión de problemas y comentarios: Registre los problemas o preocupaciones de las partes interesadas, establezca la prioridad y el impacto, y siga cada problema hasta su resolución con un calendario de problemas. Esto ayuda a identificar riesgos, coordinar respuestas y generar confianza mostrando avances evidentes en lo que importa a las partes interesadas.
• Seguimiento de compromisos: Realice un seguimiento de los compromisos, las mitigaciones y las promesas realizadas a las partes interesadas, con soporte para compromisos recurrentes que se repiten a intervalos establecidos. Esto garantiza el cumplimiento de las obligaciones, evita el incumplimiento de los plazos y demuestra responsabilidad y fiabilidad.
• Cuadros de mando y análisis: Supervise las tareas y el progreso del equipo con paneles de control del proyecto. Revise los análisis para controlar el rendimiento del equipo y los KPI del proyecto. Esto mejora la transparencia y la toma de decisiones, pone de relieve las lagunas y ayuda a los jefes de proyecto a asignar los recursos allí donde tendrán mayor impacto.
• Tareas y recordatorios: Asigna tareas a ti mismo o a tus compañeros de equipo y establece recordatorios automáticos para mantener el trabajo según lo previsto. De este modo se mantiene el seguimiento, se reducen las acciones abandonadas y se refuerza la capacidad de respuesta a las partes interesadas.
• Etiquetado: Clasifica la información con etiquetas como palabras clave, temas, categorías, preocupaciones o tendencias para simplificar la búsqueda y la organización. Al permitir una segmentación precisa y una recuperación más rápida, los equipos pueden dirigirse a las personas adecuadas con mensajes relevantes.
• Informes: Crea informes resumidos o exhaustivos en segundos en formato CSV o PDF. Utiliza informes predefinidos o crea los tuyos propios con filtros. Acelera la elaboración de informes de cumplimiento y liderazgo, convierte los datos de compromiso en perspectivas y muestra claramente los resultados.
• Campañas de comunicación: Crea y exporta listas de contactos para campañas de comunicación masiva, como listas de correo electrónico, boletines y envíos por correo. Los mensajes coherentes llegan al público adecuado y mejoran los índices de compromiso.
  

7. ¿En qué se diferencia el software de participación de las partes interesadas de las hojas de cálculo?

El software para la participación de los grupos de interés ofrece un sistema estructurado para vincular grupos de interés, organizaciones, proyectos, problemas y registros de comunicación, mientras que las hojas de cálculo son tablas de información estáticas.

Algunas de las diferencias entre el software para la participación de los grupos de interés y las hojas de cálculo son:

• Modelo de datos específico: Vincula partes interesadas, organizaciones, comunidades, registros de comunicación, problemas, compromisos, tareas y proyectos en lugar de filas planas y pestañas.
• Automatización y captura: Importa correos electrónicos y reuniones a través de Outlook o de direcciones de correo electrónico exclusivas del proyecto, permite añadir recordatorios y compromisos recurrentes y reduce el copiado y pegado manual de información.
• Colaboración a escala: Admite el acceso multiusuario con permisos seguros basados en funciones, evita la duplicación de contactos con comprobaciones durante la carga de datos y proporciona registros de auditoría para que los equipos puedan trabajar simultáneamente de forma segura.
• Orientación y búsqueda: Facilita la búsqueda de datos mediante etiquetas. Puede filtrar las cuadrículas por información o sentimiento para encontrar a las personas adecuadas y crear la difusión pertinente.
• Informes y supervisión: Los cuadros de mando personalizados de los proyectos y los informes avanzados ayudan a generar salidas de información listas para el cumplimiento en cuestión de segundos en lugar de días.
• Gobernanza y seguridad: Los permisos de usuario, el seguimiento del consentimiento, las políticas de retención y los controles de acceso reducen los riesgos de privacidad y seguridad.
• Funciones adicionales: El mantenimiento de los plazos de respuesta a los problemas, el seguimiento de los compromisos adquiridos y la creación de listas de campañas son tareas poco prácticas en las hojas de cálculo.

8. ¿En qué se diferencia el software de implicación de los grupos de interés del software CRM?

El software de implicación de los grupos de interés está adaptado a las relaciones no comerciales. Se centra en el diálogo continuo, el seguimiento de las preocupaciones y los sentimientos, la gestión de los compromisos y el apoyo al compromiso de colaboración típico de los asuntos públicos, las relaciones gubernamentales, los proyectos de infraestructuras, las organizaciones sin ánimo de lucro, las organizaciones energéticas y durante el trabajo comunitario.

El software de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) se centra en la gestión de los canales de ventas, los clientes potenciales y las cuentas de clientes, con un fuerte énfasis en la generación de ingresos, las fases del acuerdo y la propiedad individual.

Las diferencias entre el software de implicación de las partes interesadas y el software CRM incluyen:

• Enfoque de misión: Optimizado para el compromiso y la consulta de las partes interesadas en lugar de pipelines de ventas, tratos, automatización de marketing y previsión de ingresos.
• Datos y flujos de trabajo: Realiza un seguimiento de problemas, preocupaciones, comentarios, quejas y compromisos con vínculos automáticos a las interacciones y partes interesadas asociadas.
• Propiedad de las relaciones: Admite relaciones compartidas entre equipos en lugar de modelos de cuenta con un único propietario.
• Métricas de éxito: Mide métricas importantes y KI exclusivos de la participación, como métodos de participación exitosos, satisfacción o sentimiento de las partes interesadas, resolución de problemas y finalización de compromisos, en lugar de cosas como acuerdos por etapa de canalización o tráfico del sitio web.
• Énfasis en el cumplimiento: Crea informes de historial de participación listos para auditoría, gestiona solicitudes de información FOIA/FOIP, registra el permiso de contacto para la gestión del consentimiento GDPR o CASL, y crea etiquetas y campos personalizados que se adaptan a los contextos gubernamentales, de infraestructuras, servicios públicos y sin ánimo de lucro.
• Enfoque de integración: Las integraciones se centran en el compromiso, como los complementos de Outlook que crean registros de compromiso completos de correos electrónicos y eventos de calendario.

9. ¿Es seguro el software de participación de los grupos de interés?

La mayoría del software de participación de las partes interesadas es altamente seguro, construido con múltiples capas de protección para salvaguardar los datos sensibles y confidenciales.

El software líder para la participación de los grupos de interés, como Jambo, utiliza centros de datos de AWS en varias regiones, lo que garantiza que sus datos se almacenan y se realizan copias de seguridad en el mismo país. La información se cifra en tránsito y en reposo, lo que significa que está protegida tanto si se comparte como si se almacena.

Y lo que es más importante, siempre conservas la propiedad de tus datos, e incluso si dejas de utilizar el software, puedes exportar todos los registros. También existen copias de seguridad periódicas y procesos de recuperación en caso de desastre para minimizar los riesgos y garantizar la continuidad de la empresa.

La seguridad también se extiende al acceso y los permisos. Con los permisos basados en funciones y los ajustes de confidencialidad, puedes controlar quién ve y añade información a qué proyectos y bloquear la información confidencial sólo a quienes tengan permiso, lo que resulta especialmente útil cuando se trabaja con socios externos.

Funciones como el inicio de sesión único (SSO) y la autenticación multifactor (MFA) añaden capas adicionales de protección al inicio de sesión. Al mismo tiempo, las pruebas de penetración periódicas realizadas por terceros y el cumplimiento de las normas ISO 27001, ISO 27017 y GDPR demuestran la adhesión a los más altos estándares de seguridad.

Las agencias gubernamentales de todos los niveles confiaban en el software de participación de las partes interesadas de Jambo, lo que refuerza su fiabilidad.

En conjunto, estas medidas garantizan que el software de participación de los interesados ofrece una seguridad y privacidad óptimas para sus datos más importantes.

10. ¿Cuáles son las ventajas del software de implicación de las partes interesadas?

El software de implicación de las partes interesadas agiliza la gestión de las relaciones con las partes interesadas y refuerza el proceso general de implicación de las partes interesadas, facilitando a los equipos la coordinación, documentación y demostración de una implicación significativa y del progreso del proyecto.

Algunas de las ventajas del software de implicación de las partes interesadas para organizaciones y gobiernos son:

• Información centralizada sobre las partes interesadas: Almacena todos los perfiles de las partes interesadas, los datos de contacto, los registros de comunicación y los documentos relacionados en una plataforma segura y de fácil acceso. De este modo, se eliminan los problemas de búsqueda en documentos fragmentados, hojas de cálculo, correos electrónicos o notas en papel, lo que facilita a los miembros del equipo el acceso a información actualizada en cualquier momento.
• Comunicación mejorada: Segmente a las partes interesadas con categorías personalizadas, aplique etiquetas para facilitar la búsqueda y el filtrado de datos, y dirija las comunicaciones a grupos específicos en función del sentimiento, la ubicación, los intereses, las funciones o las preocupaciones cotidianas. La gestión de tareas y los recordatorios garantizan la puntualidad y coherencia de los mensajes, con la posibilidad de revisar todo el historial de participación de las partes interesadas.
• Mayor colaboración: Los equipos pueden colaborar en las iniciativas de implicación de las partes interesadas con acceso multiusuario y actualizaciones de registros en tiempo real. La visibilidad compartida de todas las interacciones evita la duplicación de esfuerzos y permite que los gestores de proyectos, los equipos de asuntos externos y los expertos en la materia coordinen sus esfuerzos de forma eficaz.
• Mejor seguimiento de los compromisos: Registre todos los compromisos adquiridos y aborde las obligaciones y los hitos. Asigne plazos y propietarios de los compromisos. Los recordatorios automáticos y los paneles de control del proyecto ayudan a garantizar que las obligaciones con las partes interesadas se tienen en cuenta y se cumplen.
• Informes y cumplimiento racionalizados: Genere rápidamente informes concisos o completos, cree cuadros de mando de proyecto personalizados para supervisar las métricas clave y revise el historial de cambios o los registros de auditoría para saber quién hizo qué en el software. Puede ejecutar informes sobre todos los compromisos mediante la captura de cada interacción en una sola ubicación. Esto es especialmente valioso para cumplir los requisitos normativos, las normas de gobierno interno o las obligaciones de financiación.
• Identificación y gestión de riesgos: Revise los problemas por riesgo y prioridad para asegurarse de que se abordan primero los más urgentes. Supervise el sentimiento y utilice herramientas integradas para analizar los datos con el fin de identificar patrones o riesgos emergentes y evitar que preocupaciones menores se conviertan en retos importantes.
• Mayor eficacia: Reduce la carga de trabajo administrativo facilitando el registro de la información con integraciones rápidas y elaborando informes en cuestión de segundos. Los equipos que utilizan software especializado en la implicación de las partes interesadas dedican mucho menos tiempo a los procesos manuales y más a las actividades de implicación estratégicas y de alto valor.
• Memoria institucional más sólida: Mantenga un historial completo de cada conversación, problema y resolución, y compromiso, incluso cuando los miembros del equipo entran y salen. Esto preserva el valioso conocimiento de la organización, proporciona continuidad durante la rotación de personal y acorta el tiempo de incorporación de nuevos empleados.
• Apoya el compromiso inclusivo: El seguimiento de todo el compromiso facilita el análisis de datos. A continuación, puede revisar los datos para ver cualquier grupo o dato demográfico que se haya pasado por alto y asegurarse de que se escuchan todas las voces relevantes. Esto promueve la participación equitativa en la toma de decisiones y ayuda a las organizaciones y gobiernos a cumplir los requisitos de DEI, responsabilidad social u objetivos normativos en torno a la inclusión.

11. ¿Cuáles son los riesgos de no utilizar una plataforma de participación de las partes interesadas?

Sin un software dedicado a la participación de las partes interesadas, las organizaciones se enfrentan a problemas de seguridad evitables y a lagunas en la coordinación, el mantenimiento de registros y la rendición de cuentas que pueden hacer descarrilar los proyectos y erosionar la confianza.

Algunos de los riesgos de no utilizar un software para la participación de las partes interesadas son los siguientes

• Compromisos incumplidos u olvidados: Sin un seguimiento centralizado, las promesas se pasan por alto, lo que daña la credibilidad y provoca sanciones normativas o contractuales.
• Cumplimiento y exposición legal: La gestión inadecuada del consentimiento y los registros de auditoría corren el riesgo de violar los requisitos GDPR/CCPA/CASL y ralentizar las respuestas FOIA/FOIP, lo que lleva a multas o aprobaciones fallidas.
• Relaciones dañadas y fatiga de las partes interesadas: La divulgación duplicada o conflictiva de diferentes miembros del equipo crea confusión y frustración.
• Daños a la reputación: Los problemas no resueltos y las quejas se hacen públicas cuando no se abordan y no se les da seguimiento.
• Mala toma de decisiones: Sin acceso a información derivada del seguimiento de opiniones y datos analíticos, los jefes de proyecto asignan recursos a ciegas y pasan por altos riesgos y puntos conflictivos.
• Fallos en la respuesta a crisis e interrupciones: Si se produce una crisis (por ejemplo, una caída del tendido eléctrico), los equipos no pueden identificar rápidamente a las partes interesadas afectadas ni enviar actualizaciones precisas, lo que prolonga el impacto y el escrutinio de la crisis.
• Compromiso desigual: La falta de segmentación y seguimiento del compromiso impide revisar lo que se ha hecho hasta la fecha y pasar por alto a determinados grupos o grupos demográficos en los proyectos de compromiso.
• Pérdida de datos y riesgo de rotación: Si el historial de compromiso permanece en buzones de correo electrónico y hojas de cálculo personales, el conocimiento institucional y la información importante sobre proyectos o relaciones desaparecen cuando los miembros del personal se marchan.
• Ineficiencia y mayores costes: La introducción manual de datos, la repetición de tareas por no saber lo que ya se ha hecho y la lentitud en la elaboración de informes hacen perder tiempo y aumentan los costes operativos y del proyecto.
• Riesgos para la seguridad y la privacidad: El uso de muchas herramientas de participación de las partes interesadas aumenta la posibilidad de que se produzcan lagunas de datos y errores. El acceso no autorizado a información confidencial puede producirse cuando se utilizan muchas herramientas, lo que supone un riesgo considerable.
• Permisos y retrasos en los proyectos: La documentación incoherente o incompleta de los compromisos adquiridos, los problemas planteados y las medidas propuestas ralentiza la respuesta a los requisitos normativos, retrasa las aprobaciones y expone los proyectos a muchos problemas o desafíos potenciales.
  

12. ¿Cómo elegir el software adecuado para la participación de las partes interesadas?

A la hora de elegir el software adecuado para la participación de los grupos de interés, las organizaciones deben centrarse en las características que satisfagan sus necesidades inmediatas y su crecimiento futuro.

Algunas de las cosas que hay que tener en cuenta a la hora de elegir un software para la participación de los grupos de interés son:

• Facilidad de uso: Busque una interfaz intuitiva y fácil de usar que requiera una formación mínima para que todo su equipo pueda adoptarla de forma rápida y coherente.
• Búsqueda, etiquetado y segmentación exhaustivos: Asegúrese de que el software le permite categorizar, filtrar y encontrar fácilmente las partes interesadas o los problemas en función de palabras clave, etiquetas, proyectos, preocupaciones u otros campos personalizados.
• Seguimiento exhaustivo de la participación: El software debe permitirle registrar fácilmente todas las comunicaciones, problemas y compromisos, y capturar los sentimientos para obtener un historial completo de la participación de las partes interesadas.
• Informes y análisis sólidos: Elija una herramienta de software que ofrezca cuadros de mando de proyectos personalizables, análisis de datos y la capacidad de exportar fácilmente los datos en muchos formatos.
• Seguridad y permisos sólidos: Confirme las opciones de seguridad, como los controles de acceso basados en roles, los registros de auditoría, el cifrado de datos y el cumplimiento de las regulaciones pertinentes (como GDPR).
• Integraciones sin fisuras: Compruebe la compatibilidad con las herramientas esenciales que utiliza, como Outlook, para evitar la entrada manual de datos y los silos.
• Atención al cliente y formación: Priorice un proveedor de software con opciones de soporte experto y receptivo, incorporación sencilla y acceso a recursos de capacitación para ayudar a su equipo a aprovechar al máximo el software.
• Escalabilidad y flexibilidad: Asegúrese de que el software puede gestionar el volumen de contactos de su organización y adaptarse a medida que cambian sus necesidades, incluido el apoyo a múltiples proyectos y equipos.

13. ¿Cuál es un ejemplo de éxito en la participación de las partes interesadas?

Una empresa minera junior que opera con presupuestos ajustados decidió cambiar su proceso. Los grandes volúmenes de papeleo, los correos electrónicos perdidos y las hojas de cálculo dispersas aumentan el riesgo. Si el equipo no podía demostrar rápidamente el compromiso o documentar el progreso, los permisos y las relaciones podrían peligrar.

Solución: Después de evaluar las opciones, la empresa eligió Jambo e hizo del compromiso de las partes interesadas una capacidad operativa básica. Con Jambo, todas las interacciones, compromisos, acuerdos y documentos, incluidos los contratos de trabajo de los indígenas y los registros de reparto de beneficios, se almacenaron en un sistema seguro y centralizado. El cambio mejoró la eficacia de la gestión, la gestión de las relaciones con las comunidades, el cumplimiento de la normativa y las comunicaciones con los inversores.

Resultados: Datos centralizados y seguros de las partes interesadas. La información de contacto de las partes interesadas y el historial de comunicaciones se almacenaron en una ubicación segura y de fácil acceso. Se acabaron los archivos perdidos y las lagunas cuando los miembros del equipo cambiaban de puesto. Mejora de la colaboración y la eficacia del equipo: El personal de campo, los enlaces con la comunidad y la alta dirección podían añadir, actualizar y revisar los datos de participación en tiempo real, creando una visión completa y actualizada de todas las relaciones con las partes interesadas.

Resultados: Tras varios años de uso, la empresa informó de que Jambo es esencial para gestionar las relaciones con los grupos de interés y los indígenas. Lograron:

• Mejora de las relaciones con las partes interesadas y las comunidades indígenas.
• Mayor capacidad para informar sobre el progreso y el impacto del compromiso a los responsables de la toma de decisiones, los organismos reguladores y los inversores.
• Reducción del tiempo de gestión de datos de las partes interesadas en más de un 50%.
• Los informes que antes tardaban días ahora se generan en minutos.
• El 100% de los datos de participación de las partes interesadas está centralizado.